¨Los eventos se hacen para generar noticias, elemento útil para mostrar tu marca¨.

Hace unos días participé como organizadora de un evento ¨virtual¨, había leído recomendaciones y sugerencias, las cuales consideré, pero sin duda vivirlo es una experiencia nueva y quizá hasta diferente, ya te platicaré más abajo del post.

Pero primero hay que empezar por el principio ¿Qué son los eventos ¨virtuales¨? Los eventos virtuales son encuentros que se celebran de forma digital y que involucran a un grupo de personas en un sitio web, emiten contenido por streaming (ya sean plataformas unificadas de videoconferencias como zoom o las redes sociales, por ejemplo). Son altamente interactivos, se parecen a los físicos, salvando las distancias, como dice el blog meetmaps. Los denominamos también como webinars, congresos online, conversatorios, etc.

El evento virtual fue un foro que se desarrolló a través de un panel con 5 expertos en el tema y desde la primera reunión de organización nos plantemos los aspectos más importantes:

  • Quien era nuestro público
  • En base a lo anterior definimos: el nombre al panel y a los panelistas
  • Definimos analizar el tema seleccionado desde 5 perspectivas: Marco regulatorio, Talento humano, Oportunidades en el mercado industrial, Comercio global y Competitividad manufacturera

Una experiencia a descubrir fue la organización y también interesante, ya que desde el principio reunirnos por zoom para planear nos resultaba un poco raro, pero así fue la primera parte de la planeación, ya casi en la recta final nos reunimos físicamente para ver la logística general.

Hicimos nuestra conferencia de prensa por zoom, la preparé como lo he hecho siempre, la convocatoria, la participación de nuestros media partners, que nos ayudó mucho ya que tuvimos una buena presencia de medios, hicieron varias preguntas al final, intuimos que el tema del evento presentó interés.

Y dentro de toda la planificación y realización del evento virtual, me quedo con 9 lecciones que te comparto:

1.- Cada detalle cuenta, esto pareciera fácil, pero como no ves a tu público, no sabes quienes son edad, sexo, formación, etc., entonces nos basamos en el público de la marca organizadora, por ejemplo:

  • Los intereses que tienen
  • Aportarles valor real con los temas a tratar
  • Revisar muy bien el perfil de los panelistas (preparación, experiencia, dominio del tema, facilidad para comunicar).

Cuidar la ambientación, el tipo de sillas para los panelistas, la vestimenta, la atención a los panelistas antes y después del evento, los protocolos de seguridad, etc.

No se trataba de hacer un evento por hacerlo, se trataba de Comunicar para conectarnos.

2.- Un programa breve, con un contenido que atrape al público, que proporcione una mejora, una nueva perspectiva a quien nos ve.

Quizá como decía Epicteto ¨La clave es mantener la compañía de gente que te aporte, cuya presencia saca lo mejor de ti¨.

3.- Cuida la parte técnica, es indispensable que quien se va a encargar de esta parte posea los conocimientos, experiencia, habilidad, disponibilidad, estar al pendiente de la iluminación, de los nombres de los participantes, videos a transmitir, etc.

4.- Aplicar 100% las habilidades sociales, como en un evento presencial son momentos donde todos preguntan, todos te llaman por teléfono, te escriben por WhatsApp, en el online sucede lo mismo.

Puede suceder que uno de los invitados a hablar en el programa de forma virtual no pueda conectarse y en ese momento haya que implementar un plan b.

Aplicar toda nuestra inteligencia emocional, tomar decisiones, tomar la iniciativa, ser empáticos, dialogar son indispensables en esos momentos.

5.- Una experiencia Nueva y Diferente, porque no hay público físicamente, lo que te lleva a cuidar aún más el evento, porque no hay una retroalimentación inmediata, parece como si fuera la primera vez que organizas un evento, reflexionas cada paso a dar, escuchar para explorar las mejores opciones y aplicarlas.

6.- Más allá de la banalidad, de las luces, del protagonismo, un evento es el medio de comunicar, de transmitir, de presentar tu marca y nadie mejor que las Relaciones Públicas para mostrarla.

7.- Definir el propósito del evento desde que inicias la organización, no aventar flechas sin un objetivo como marca.

8.- Escuchar y ajustar, adaptarnos y adecuarnos a las necesidades de nuestros públicos, ello genera cercanía y aportar valor, que se traduce en que cuando hagas una nueva convocatoria tu público la atenderá.

9.- Administrar la complejidad, en el escenario actual te haces muchas preguntas ¿Qué hacer? ¿Cómo hacerlo? ser una marca útil y significativa es la mejor de las opciones.

Hoy pasamos de ser profesionales de las Relaciones Públicas a ser auténticos estrategas de la complejidad, parafraseando a Joan Costa.

Vivimos en una época de reajustes, variaciones, renovación y evolución, tu evento no puede ser igual, si bien puedes explorar nuevos caminos también puedes aprovechar esta oportunidad para estar cerca y/o para consolidar la relación con tus diferentes públicos, ya sean tus clientes, colaboradores, proveedores.

Y al final quizá como dice Octavio Rojas ¨La construcción del relato de la realidad es obra de las Relaciones Públicas¨.

¿Ya realizaste tu evento online? Compárteme tus aprendizajes.

 

 

 

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