Los EVENTOS son fenómenos temporales confinados a lugares específicos, con un programa y una agenda previamente planeada de acuerdo a Donald Getz.
Muchas veces organizamos los eventos de nuestras empresas con prisa y quizá por las prisas nos olvidamos de las ventajas que el evento puede ofrecer a tu organización como por ejemplo comunicar estratégicamente, fortalecer vínculos, construir relaciones, exponer la marca o bien para informar lo que se está haciendo.
Y ¿cómo hacerlo? uno de los modelos que se ejercen en la práctica de la comunicación es el simétrico bidireccional, como relacionistas públicos somos fieles mediadores entre la compañía y el público de su entorno, con el fin de conseguir un claro entendimiento entre las dos partes y tratar, tanto los intereses de la organización, como de los miembros de sus grupos de interés.
Este modelo es considerado ideal por cuanto el uso de la comunicación permite el diálogo a la vez que construir relaciones duraderas.
El mes pasado tuve la oportunidad de participar en el 1er. Congreso Internacional de Organización de Eventos, Protocolos y Culturas por el Mundo, donde hablé de La Huella de las Relaciones Públicas en la Organización de un Evento, a continuación, te comparto parte de lo que platiqué:
1.- Los eventos tienen muchas clasificaciones: eventos con causa. eventos corporativos, eventos para generar publicidad, eventos Especiales.
Otras clasificaciones: Congresos, asambleas, coloquios, foro, seminario, simposio
2.- Actualmente hablamos de: eventos online, ventos híbridos.
3.- Algunos números:
- México ocupa el lugar número 53 del ranking de la Asociación Internacional de Congresos y Convenciones (ICCA, por su sigla en inglés) con un total de 172 reuniones al año, en 2019.
- A nivel Latinoamérica y Norteamérica, México se encuentran en el quinto lugar, quedando por debajo de Estados Unidos, con 947 eventos al año, Canadá (315), Brasil (233) y Argentina (232).
4.- “Las relaciones públicas consisten en el proceso estratégico de comunicación que construye relaciones mutuamente beneficiosas entre las organizaciones y sus públicos”, de acuerdo a la PRSA (Sociedad de Relaciones Públicas de América).
5.- Los puntos de coincidencia entre un Evento y las Relaciones Públicas, es que trabajamos con intangibles, tales como: La Marca, la Imagen, la Reputación, las Relaciones, la Identidad, la Cultura Corporativa.
6.- Las 3 C de un evento con RP:
- Clientes (te permite interactuar, escuchar)
- Comunicación (online, offline)
- Calidad (impulsa tu evento a la superioridad, a la excelencia).
7.- La huella de las Relaciones Públicas al organizar tu evento:
a).- El papel principal de las Relaciones Públicas es maximizar el impacto, capitalizando, comercial o institucionalmente.
b).- Los eventos se convierten, de esta manera, en una herramienta estratégica y esencial en la comunicación de cualquier organización.
c).- Las Relaciones Públicas pueden convertirse en líderes al dirigir, planificar y ejecutar la comunicación de un evento.
d).- Las Relaciones Públicas son nuestras aliadas para que, a través de diferentes canales, incrementa la asistencia a nuestro evento, promueve el interés de patrocinadores, de los medios de comunicación.
e).- NUnca olvides elaborar un Plan de Relaciones Públicas para tu evento:
- Define tus objetivos
- Determina tu público
- Precisa un presupuesto para Comunicación
- Elabora un cronograma
- Determina el tipo de mensaje
- Analiza y mide.
f).- Las Relaciones Públicas no es solamente hacer comunicados de prensa, nos ayuda a redactar, publicar y viralizar notas e invitaciones sobre nuestro evento, también:
- A atraer la atención de los stakeholders y posicionar el evento
- A generar una historia que haga destacar tu marca
- A manejo de crisis.
g).- Y al final Todo Comunica.
Bibliografía:
Donald Getz experto en turismo internacional y en estudios de acontecimientos.
Haydée Guzmán Ramírez, “Enfoques y tendencias de la comunicación estratégica en colombia”. 2021.
Periódico El empresario.