Muchas veces organizamos los eventos de nuestras empresas con prisa y quizá por las prisas nos olvidamos de las ventajas que el evento puede ofrecer a tu organización como por ejemplo comunicar estratégicamente, fortalecer vínculos, construir relaciones, exponer la marca o bien para informar lo que se está haciendo.

Y ¿cómo hacerlo? uno de los modelos que se ejercen en la práctica de la comunicación es el simétrico bidireccional, como relacionistas públicos somos fieles mediadores entre la compañía y el público de su entorno, con el fin de conseguir un claro entendimiento entre las dos partes y tratar, tanto los intereses de la organización, como de los miembros de sus grupos de interés.

Este modelo es considerado ideal por cuanto el uso de la comunicación permite el diálogo a la vez que construir relaciones duraderas.

El mes pasado tuve la oportunidad de participar en el 1er. Congreso Internacional de Organización de Eventos, Protocolos y Culturas por el Mundo, donde hablé de La Huella de las Relaciones Públicas en la Organización de un Evento, a continuación, te comparto parte de lo que platiqué:

1.- Los eventos tienen muchas clasificaciones: eventos con causa. eventos corporativos, eventos para generar publicidad, eventos Especiales.

Otras clasificaciones: Congresos, asambleas, coloquios, foro, seminario, simposio

2.- Actualmente hablamos de: eventos online, ventos híbridos.

3.- Algunos números:

• México ocupa el lugar número 53 del ranking de la Asociación Internacional de Congresos y Convenciones (­ICCA, por su sigla en inglés) con un total de 172 reuniones al año, en 2019.
• A nivel Latinoamérica y Norteamérica, México se encuentran en el quinto lugar, quedando por debajo de Estados Unidos, con 947 eventos al año, Canadá (315), Brasil (233) y Argentina (232).

4.- “Las relaciones públicas consisten en el proceso estratégico de comunicación que construye relaciones mutuamente beneficiosas entre las organizaciones y sus públicos”, de acuerdo a la PRSA (Sociedad de Relaciones Públicas de América).

5.- Los puntos de coincidencia entre un Evento y las Relaciones Públicas, es que trabajamos con intangibles, tales como: La Marca, la Imagen, la Reputación, las Relaciones, la Identidad, la Cultura Corporativa.

6.- Las 3 C de un evento con RP:

• Clientes (te permite interactuar, escuchar)
• Comunicación (online, offline)
• Calidad (impulsa tu evento a la superioridad, a la excelencia).

7.- La huella de las Relaciones Públicas al organizar tu evento:

a).- El papel principal de las Relaciones Públicas es maximizar el impacto, capitalizando, comercial o institucionalmente.

b).- Los eventos se convierten, de esta manera, en una herramienta estratégica y esencial en la comunicación de cualquier organización.

c).- Las Relaciones Públicas pueden convertirse en líderes al dirigir, planificar y ejecutar la comunicación de un evento.

d).- Las Relaciones Públicas son nuestras aliadas para que, a través de diferentes canales, incrementa la asistencia a nuestro evento, promueve el interés de patrocinadores, de los medios de comunicación.

e).- NUnca olvides elaborar un Plan de Relaciones Públicas para tu evento:

• Define tus objetivos
• Determina tu público
• Precisa un presupuesto para Comunicación
• Elabora un cronograma
• Determina el tipo de mensaje
• Analiza y mide.

f).- Las Relaciones Públicas no es solamente hacer comunicados de prensa, nos ayuda a redactar, publicar y viralizar notas e invitaciones sobre nuestro evento, también:

• A atraer la atención de los stakeholders y posicionar el evento
• A generar una historia que haga destacar tu marca
• A manejo de crisis.

g).- Y al final Todo Comunica.

Bibliografía:

Donald Getz experto en turismo internacional y en estudios de acontecimientos.

Haydée Guzmán Ramírez, “Enfoques y tendencias de la comunicación estratégica en colombia”. 2021.

Periódico El empresario.

Busca tu propósito para Relacionarte, lo que te motiva para hacerlo, puede ser vender más, conocer más personas, que conozcan tu marca, por ejemplo.

Relacionarnos no es una tendencia es una constante, cada momento nos estamos relacionando ya sea en el off line o en el online, por ello cuidar tus Relaciones Públicas Personales es inevitable son la mejor alternativa si eres emprendedor, profesionista independiente o empresario para generar vínculos con tus clientes, proveedores, colaboradores

¿Cuáles son los beneficios de construir tus Relaciones Públicas Personales?

• Aprender
• Comunicarte mejor
• Construir tu Reputación
• Mostrar tu Marca Personal (conocerán tus aptitudes, habilidades, tu integridad, perseverancia),
• Te generan rentabilidad como persona y como organización

Y entonces ¿Cómo construir tus Relaciones Públicas Personales?

• Siendo cordial, sincero y afecto en tu trato;
• Administrando tus emociones, ¨elige como actuar independientemente de como te sientas como dice Mario Alonso Puig¨;
• Con voluntad, con intención, firmeza, solidez, ¨implica un aprendizaje por ensayo y error como dice el Dr. Enrique Rojas¨;
• Motivación, ¨los profesionales solo cambiamos cuando los motivos para cambiar pesan más que los motivos para seguir actuando igual, Motivar no es dar ánimos, Motivar es dar Motivos, como dice Yoriento.
• Perseverancia, se constante, tenaz en buscar oportunidades para coincidir, lo que te generará credibilidad y es una alternativa que me ha permitido construir mis Relaciones Públicas Personales, porque ¨la perseverancia es invencible como dijo Plutarco, filósofo e historiador¨.

Quizá haya muchas más, pero te comparto las que he aplicado ¿te animas a empezar a construir tus Relaciones Públicas Personales?

Y al final recuerda que ¨descubrir, fomentar tus habilidades y tener el coraje de aplicarlas es el principio crear Conexiones Exitosas¨.

Hace 24 años precisamente por estas fechas inicié mi primer trabajo en el área de promoción -mis inicios en las Relaciones Públicas- mi jefe me dijo tenemos que organizar una reunión para 25 personas, posteriormente me dijo hay que organizar una exposición y así entré a este fascinante mundo de conexiones y construir puentes con clientes, proveedores, sin saber del todo que esta iniciándome en el universo de las Relaciones Públicas.

El tema viene a mi mente por que estaré próximamente en la Universidad Xochicalco de Tijuana presentando mi libro En Las Relaciones Públicas Primero Yo y al revisar el plan de estudios de los alumnos de la carrera de Comunicación y Relaciones Públicas llevarán dentro de sus materias ¨taller de diseño de eventos¨, una gran oportunidad para ellos de elaborar un buen proyecto de un evento.

Un evento es un suceso importante y programado, de índole social, académica, artística o deportiva -de acuerdo al diccionario de la real academia de la lengua- sin embargo, hoy me referiré exclusivamente a los eventos corporativos.

Cuando se reúnen personas con intereses afines a una organización que puede ser un instrumento para motivar a los colaboradores, pero también para fidelizar, escuchar, informar y atraer clientes es lo que conocemos como un evento corporativo.

Si vas a inaugurar tu empresa, presentar un nuevo producto, si tienes logros que compartir, algún premio, ampliación o aniversario, así también si eres un organismo o cámara cuando celebras fechas importantes, tomas de compromiso, organizas un evento corporativo.

Lo importante aquí no es hacer un evento por hacerlo, sino con un fin en mente, por ello hoy quiero aportarte 5 miradas de las Relaciones Públicas a tu evento que te permitirá estar en la mente de tus clientes, futuros clientes y proveedores, desde mi experiencia:

• Mostrar tu marca
• Envías un mensaje
• Te conectas con ellos
• Anuncias lo que haces y como lo haces
• Te acercas y Construyes Relaciones

1.- Mostrar tu marca.- Exhibe lo que te distingue pero no solo es tu logo, sino tu actitud, tu trato, la forma de interactuar, humana, sensible, empática, que escucha.

2.- Envías un mensaje.- Comunicas las actividades, los logros de tu empresa u organismo que generan confianza, credibilidad, transparencia.

3.- Te conectas con ellos.- Enlazarte a tu público a través de compartir momentos, en un ambiente diferente a las prisas del día a día de la oficina.

4.- Anuncias lo que haces y como lo haces.- Ya sea a través de la comunicación verbal o no verbal, verbal cuando lo anunciamos en el evento, no verbal es desde la organización, la experiencia que viva tu invitado, le estará revelando lo que haces y como lo haces.

5.- Te acercas y construyes Relaciones.- Un evento corporativo le permite a tu empresa o asociación aproximarte a ellos, es un buen momento de convivencia para escucharlos, Relacionarte y seducir a tus clientes, futuros clientes y proveedores.

Y esto me hace recordar a las vocales en las Relaciones Públicas, que bien podemos aplicar a tu Evento Corporativo:

• Anticipa
• Escucha
• Informa
• Observa
• Une

Imagen de Pexels.

Hoy hago un recuento de frases que escuché a lo largo del año, las que escuché en 2 eventos, que para mi fueron muy importantes en este 2018 por el valor que me aportaron profesionalmente, que son el XI Congreso Internacional de Relaciones Públicas, organizado por PRORP y el 33º. Congreso Interamericano de Relaciones Públicas de Confiarp, siendo presidente del comité organizado Antonio Ezequiel Di Génova.

Si eres apasionado como yo de las Relaciones Públicas, te comparto 10 frases que este año contribuyeron a mi aprendizaje:

1.- La reputación genera valor. – Fernando Prado

2.- La Comunicación construye poder. – Pedro Miguel Casado.

3.- El profesional en Relaciones Públicas vincula, fortalece lazos. – Daniel Scheinsohn

4.- El rol del profesional en Relaciones Públicas, está llamado a humanizar la comunicación. – Dra. Silvia Santander

5.- Las ferias, congresos y reuniones son un negocio de personas, de Relaciones Públicas. – Arnaldo Nardone.

6.- Las palabras son ladrillos, construyen. – Manuel Tessi

7.- Contáctame a mí, no a todos, personaliza. – Juan José Larrea

8.- Las Relaciones Públicas no venden, ayudan a vender al marketing. – Rafael Alberto Pérez.

9.- Las Relaciones Públicas son el para que de la Comunicación. Encontrada en internet.

10.- Quiero hablarle a mi audiencia, pero primero la escucho. Carmen Gardier.

Y para finalizar te comparto una frase, que he aprendido a lo largo de mi experiencia en las Relaciones Públicas:

11.- Las Relaciones Públicas, son el mensaje que con táctica lanzamos a nuestro público objetivo. – Edith Verdejo.

Imagen de Pexels.