Hace unos días participé como organizadora de un evento ¨virtual¨, había leído recomendaciones y sugerencias, las cuales consideré, pero sin duda vivirlo es una experiencia nueva y quizá hasta diferente, ya te platicaré más abajo del post.

Pero primero hay que empezar por el principio ¿Qué son los eventos ¨virtuales¨? Los eventos virtuales son encuentros que se celebran de forma digital y que involucran a un grupo de personas en un sitio web, emiten contenido por streaming (ya sean plataformas unificadas de videoconferencias como zoom o las redes sociales, por ejemplo). Son altamente interactivos, se parecen a los físicos, salvando las distancias, como dice el blog meetmaps. Los denominamos también como webinars, congresos online, conversatorios, etc.

El evento virtual fue un foro que se desarrolló a través de un panel con 5 expertos en el tema y desde la primera reunión de organización nos plantemos los aspectos más importantes:

• Quien era nuestro público
• En base a lo anterior definimos: el nombre al panel y a los panelistas
• Definimos analizar el tema seleccionado desde 5 perspectivas: Marco regulatorio, Talento humano, Oportunidades en el mercado industrial, Comercio global y Competitividad manufacturera

Una experiencia a descubrir fue la organización y también interesante, ya que desde el principio reunirnos por zoom para planear nos resultaba un poco raro, pero así fue la primera parte de la planeación, ya casi en la recta final nos reunimos físicamente para ver la logística general.

Hicimos nuestra conferencia de prensa por zoom, la preparé como lo he hecho siempre, la convocatoria, la participación de nuestros media partners, que nos ayudó mucho ya que tuvimos una buena presencia de medios, hicieron varias preguntas al final, intuimos que el tema del evento presentó interés.

Y dentro de toda la planificación y realización del evento virtual, me quedo con 9 lecciones que te comparto:

1.- Cada detalle cuenta, esto pareciera fácil, pero como no ves a tu público, no sabes quienes son edad, sexo, formación, etc., entonces nos basamos en el público de la marca organizadora, por ejemplo:

• Los intereses que tienen
• Aportarles valor real con los temas a tratar
• Revisar muy bien el perfil de los panelistas (preparación, experiencia, dominio del tema, facilidad para comunicar).

Cuidar la ambientación, el tipo de sillas para los panelistas, la vestimenta, la atención a los panelistas antes y después del evento, los protocolos de seguridad, etc.

No se trataba de hacer un evento por hacerlo, se trataba de Comunicar para conectarnos.

2.- Un programa breve, con un contenido que atrape al público, que proporcione una mejora, una nueva perspectiva a quien nos ve.

Quizá como decía Epicteto ¨La clave es mantener la compañía de gente que te aporte, cuya presencia saca lo mejor de ti¨.

3.- Cuida la parte técnica, es indispensable que quien se va a encargar de esta parte posea los conocimientos, experiencia, habilidad, disponibilidad, estar al pendiente de la iluminación, de los nombres de los participantes, videos a transmitir, etc.

4.- Aplicar 100% las habilidades sociales, como en un evento presencial son momentos donde todos preguntan, todos te llaman por teléfono, te escriben por WhatsApp, en el online sucede lo mismo.

Puede suceder que uno de los invitados a hablar en el programa de forma virtual no pueda conectarse y en ese momento haya que implementar un plan b.

Aplicar toda nuestra inteligencia emocional, tomar decisiones, tomar la iniciativa, ser empáticos, dialogar son indispensables en esos momentos.

5.- Una experiencia Nueva y Diferente, porque no hay público físicamente, lo que te lleva a cuidar aún más el evento, porque no hay una retroalimentación inmediata, parece como si fuera la primera vez que organizas un evento, reflexionas cada paso a dar, escuchar para explorar las mejores opciones y aplicarlas.

6.- Más allá de la banalidad, de las luces, del protagonismo, un evento es el medio de comunicar, de transmitir, de presentar tu marca y nadie mejor que las Relaciones Públicas para mostrarla.

7.- Definir el propósito del evento desde que inicias la organización, no aventar flechas sin un objetivo como marca.

8.- Escuchar y ajustar, adaptarnos y adecuarnos a las necesidades de nuestros públicos, ello genera cercanía y aportar valor, que se traduce en que cuando hagas una nueva convocatoria tu público la atenderá.

9.- Administrar la complejidad, en el escenario actual te haces muchas preguntas ¿Qué hacer? ¿Cómo hacerlo? ser una marca útil y significativa es la mejor de las opciones.

Hoy pasamos de ser profesionales de las Relaciones Públicas a ser auténticos estrategas de la complejidad, parafraseando a Joan Costa.

Vivimos en una época de reajustes, variaciones, renovación y evolución, tu evento no puede ser igual, si bien puedes explorar nuevos caminos también puedes aprovechar esta oportunidad para estar cerca y/o para consolidar la relación con tus diferentes públicos, ya sean tus clientes, colaboradores, proveedores.

Y al final quizá como dice Octavio Rojas ¨La construcción del relato de la realidad es obra de las Relaciones Públicas¨.

¿Ya realizaste tu evento online? Compárteme tus aprendizajes.

Ha transcurrido la primera semana de 2020, seguramente lo iniciaste con nuevos bríos, ideas, planes y proyectos a implementar en tu empresa para lograr los diferentes objetivos.

Las metas pueden ser diversas, pero no dudo que entre ellas estén promocionar tus productos, consolidar tu marca, llegar a nuevos clientes y sin duda incrementar las ventas.

Entonces muy probablemente estés buscando ¿Qué hacer? y ¿Cómo hacerlo? Y quieres realizar cosas sencillas pero que sean contundentes, prueba a realizar estas 20 acciones de las Relaciones Públicas que te ayudarán a tu empresa o a ti como profesionista o emprendedor.

1.- Informa, anuncia a tus clientes tus actividades, logros, recuerda que las Relaciones Públicas son escuchadas como una noticia, no como una venta.

2.- Vincúlate siendo empático, no solo te relaciones.

3.- Escucha, atiende, presta atención a tus clientes, proveedores.

4.- Genera acuerdos, convenios, consensa, la Cordialidad es base para Relacionarte

5.- Llega puntual envías el mensaje de que te interesa

6.- Participa en eventos, reuniones aportando, opinando, no solo asistiendo

7.- Construye Relaciones siendo coherente entre lo que dice y hace tu empresa

8.- Aporta valor, identifica las preocupaciones, las dudas de tus clientes y ofrécele alternativas.

9.- Impulsa tus habilidades sociales: saluda, toma la iniciativa, se agradecido

10.- Ayuda con tu marca a que tu cliente logre algo, que no solamente hable

11.- Comunícate bidireccionalmente, tu como receptor del mensaje puedes convertirte en emisor y viceversa

12.- Adáptate al cambio, vivimos en una transformación constante, tómalo como una ventaja para tu empresa

13.- Diferénciate, preguntándole a tus clientes como se sienten, interesándote en lo que hacen, en sus propósitos.

14.- Que el mensaje de tu marca sea en función de tu receptor (cliente, futuro cliente).

15.- Capacítate constantemente, prepárate, conoce lo que sucede en el entorno de tu sector.

16.- Gestiona tu Reputación, ya que mueve mercados

17.- Fideliza a tu cliente, construye la confianza de tu marca, generando certidumbre ya sea en tiempos de respuesta, con la actitud de tu empresa

18.- Preocúpate por tus colaboradores, son la imagen de tu marca

19.- Dialoga para acércarte con tus clientes, futuros clientes y proveedores

20.- Proporciona tiempo a tus clientes, recuerda que el tiempo es relevante, la atención es credibilidad.

¿Te animas? Por un 2020 de construir mejores conexiones y generar Relaciones Públicas exitosas.

Imagen de Pexels.

Hace tres meses me encontraba preparando la clase de Publicidad y Relaciones Públicas para los alumnos de la Escuela de Negocios del Pacífico, dentro de los ejemplos que encontré estaba la película Roma, descubrí algunos datos que desconocía, hace unas semanas nuevamente volví a preparé otra clase encontrándome nuevamente con Roma.

Película del cineasta mexicano Alfonso Cuarón, premiada en diferentes festivales cinematográficos entre ellos, el León de Oro, Cine de Venecia, Globos de Oro, Premios Goya, Premios del cine independiente británico, Premios Bafta, los Oscares, donde fue nominada a 10 categorías haciéndose acreedora a tres estatuillas, lo demás es historia. Cuarón relata que le llevó varios años prepararla, entre crear la historia, estructurarla, organizarla, seleccionar a los actores, plasmar lo que quería transmitir, etc.

Pero te preguntarás ¿qué relación tendría la película Roma con las Relaciones Públicas? Quizá nada, pero lo que relaciono es la preparación, la planeación, la organización, que trajo como consecuencia los resultados que todos conocemos, una película multipremiada.

Así en las Relaciones Públicas, para comunicar estratégicamente, para tener continuidad, fortalecer los vínculos con tu público, lograr consenso y fidelidad, requieres planear, preparar, organizar, esto es elaborar tu plan de Relaciones Públicas y olvidarte de la expresión “lo no planeado sale mejor”.

 De ahí la importancia de que programes estratégicamente, con pensamiento creativo, con un presupuesto, afrontando eventos imprevistos, donde se requiere de una disciplina y constancia.

Y recordando que Roma no se hizo en un día, hay que empezar hoy a construir las Relaciones Públicas para tu empresa, recuerda que no importa el tamaño de tu empresa, puedes adaptarlas, te comparto desde mi experiencia algunas recomendaciones para comenzar ya:

1.- Define e investiga al público que te vas a dirigir, si son hombres, mujeres, jóvenes, la edad que tienen, sus gustos, ¿dónde están? (redes sociales), etc., puedes revisar el portal de la Asociación de Internet como referencia.

2.- Crea y desarrolla un mensaje ¿qué vas a decir sobre tu empresa? te sugiero hablar sobre sus logros, sus nuevos productos, buenas prácticas, de las bondades, de los beneficios de los nuevos proyectos, etc., recuerda que las Relaciones Públicas se escuchan como una noticia, no como una venta

3.- Desarrolla tácticas adaptadas al momento, no estamos en una era de cambio, sino en un cambio de era como dice Andy Stalman experto en branding, su frase la aplico a las RP, vivimos en una época de comunicación inmediata, las Relaciones Públicas se han transformado, requerimos estar innovando, creando y adaptándonos a cada instante para generar fidelidad.

4.- Programa la organización necesaria y las acciones para llevarlas a cabo, como te vas a comunicar, por correo, por teléfono, que herramientas vas a necesitar (un automóvil, computadora, etc.), prepárate buscando información, actualizándote, cuida los detalles.

5.- Asiste a eventos, recuerda que el 70% del éxito en la vida reside en hacerse notar dijo Woody Allen, busca eventos, congresos relacionados al giro de tu empresa, afíliate y participa activamente en un organismo relacionado a tu sector estarás al día, ampliarás tu red de contactos y estarás al día en tendencias y novedades.

Planea, organiza, ordena y relaciónate con tus clientes y futuros clientes, así las Relaciones Públicas.

Imagen de Pexels.